软文说到底就是广告的另一种表现形式，企业软文着重要表现的是企业产品信息、营销政策、市场信息等情况提高大众注意力和关注度，其内容格式我们可以用4W1H(Whom，What，How，When，Where)来阐述。
Whom：软文传播的对象是我们要把表达的信息传达给目标受众者。因此在撰写文案的时候，首先要根据不同的读者对象锁定软文目标。如水龙头企业，经销商受众对象可分为：经营水暖五金群体、卫浴橱柜的群体、经销装潢材料群体、装饰设计群体、经销厨卫电器群体等等。由于对象不同，软文的性质和形式就不同。
What：软文要表达的概念、核心思想或信息。诉求点应围绕市场容量、行业情况、品牌竞争力、产品技术含量、产品卖点、价格利润、营销支持、企业实力等方面的特色层次分明的表达出来，使目标对象产生兴趣，吸引其注意力。
How：通过何种方式把企业的产品、品牌、营销等信息有效地传递给目标对象，让其在潜移默化中接受企业营销策略的引导，这是非常重要的。一般我们可以选择不同的题材发布信息，如市场研讨、行业观察、营销案例、人物专访、研发技术等，其中最受财经媒体和读者欢迎和青睐的是营销案例，一篇比较完整的营销案例通常是整个品牌营销行为的精华浓缩，包含着一些营销创意、思路以及具体的操作手段，因而对于读者来说极具借鉴意义。营销案例可以是品牌运作全过程的回顾，也可以是一次阶段性的区域性推广活动，甚至是一次短暂的促销，关键是必须要写得生动新颖，可读性强，尽量挖掘一些与众不同的闪光点出来，切忌平铺直叙记流水帐。通常整篇文章只要具备一两处闪光点就能引起读者的兴趣。尽量避免自吹自擂，应站在局外人的角度看问题。
Where：就是选择在什么样的媒体上投放。每一种媒体都有自己的定位，有自己的特定阅读群体。如财经类、营销类媒体的读者群基本上是些大大小小的商业人士或者正在寻找项目、准备进入商界的准商业人士。软文的受众对象、内容思想不同，媒体选择就不同。此外，一些网络媒体如《中国营销传播网》等更具有传统媒体无可比拟的优势，信息传播快而且广。一篇质量优良的营销案例类软文通常能在短短几天内被多家媒体广为转载，最大限度的起到了广泛传播的效果。
When：即选择什么时候投放软文。虽然投放软文是一项长期不断的宣传策略，但事实上在投放时段上还是有一定的技巧性。例如，新产品上市之前的软文，可对目标消费者和经销商起到“预告”的作用，能制造一定的悬念和神秘感，并为新产品正式上市起到良好的铺垫作用。在新产品上市一个时期后的软文，则能强化消费者的记忆并促进其产生购买欲望，而且有利于经销商的终端推广，增强他们的销售信心。
其实无论是哪个行业，软文创作所有的目的只围绕一个核心：即为传播企业或品牌形象而服务，在写作上都具备万变不离其宗的共性，可以做到触类旁通。只要做到了以上的几点，就一定能以最小的代价取得最大的收获。
