地方政府机关OA工作体会
一、面向实际搞开发立足应用促推广
几年来，特别是在实施“政府上网工程”的推动下，各级政府机关中计算机网络建设迅速发展，计算机在政府机关工作中的应用范围和应用层次都有了质的飞跃。用计算机进行文件信息的录排和交流，已满足不了机关工作人员的需要，对各类政务、事务工作全面实行计算机处理，真正实现办公自动化、信息资源化、决策科学化、传输网络化，从繁重、机械、重复性的劳动中解脱出来，已成为机关工作人员的迫切要求。
要解决上述问题，计算机应用软件的开发使用起着重要的作用。目前计算机应用软件已从DOS操作系统下的WS、CCED、UCDOS、WPS，发展到Windows操作系统下的WPS、WORD、EXCELL，等等。但这些软件只侧重于解决办公中文字录排、表格处理、文件交流等某个方面的问题，而没有从根本上实现整个机关工作的自动化、信息化。随着计算机技术、网络通信技术、数据库技术的发展，一代面向团体工作的软件开发平台应运而生，如LotusNotes、VB、VC、PB等，这无疑为开发推广适应机关工作全面自动化的应用软件产品提供了技术上的支持。在这种情况下，根据本部门需求研制开发并推广应用一整套办公自动化应用软件，全面提高机关办公自动化工作水平，已经成为很多政府机关办公自动化工作的强烈要求。开发使用办公自动化应用软件技术性比较强、投资比较大、涉及面比较广，必须面向实际，立足应用，做好三项工作：1、结合实际情况，做好可行性调查与需求分析
首先要明确工作人员是否具备基本的计算机操作使用能力。办公自动化涉及机关办公的每一个领域、每一个人，使机关办公成为自动化、流水线式的工作方式，如文件处理，从起草、审核、签发、发文，到收文、签收、批办、办文、催办，等等，它的完成涉及很多人、很多环节，其中任何一个环节如果出现梗阻，下一个环节就无法顺利进行。这就要求包括领导同志在内的每位工作人员，必须及早接受计算机基础知识培训，熟练掌握微机操作基本技能，为软件的顺利推广应用打下基础。其次要详细掌握本部门现有的软、硬件设备的性能指标及运行状况。任何应用软件的运行都需要一定软、硬件环境的支持，如果开发出来的应用软件在现有的硬件设备、软件环境上无法运行，一时又没有能力更新改造，很容易导致开发出来的软件无“用武之地”。第三要根据本部门专业技术人员的实际情况，选择适当的开发方式。如果有自己的专业技术人员，技术力量又比较强，那么应当首选独立开发的方式。因为专业技术人员既通晓机关工作办理流程，又了解软件开发平台能够实现什么样的功能，开发起来能够得心应手，避免或者少走弯路；如果自己的专业技术人员能力不够强，则可以采取合作开发的形式，确定一家技术力量比较强、人员稳定性比较高的计算机公司作为合作伙伴，让自己的专业技术人员参与软件开发全过程，这一方面可以提高他们的软件开发、管理和维护能力，另一方面作为开发者与使用者之间的“纽带”，能够使两者相互勾通了解，加快软件开发进程；在万不得已只能全部交由计算机公司承担开发任务的情况下，为保证软件开发使用效果，也应当指定专门的机构或人员对软件开发进行全面跟踪协调，避免软件因不适应工作要求而重新开发甚至被“束之高阁”；直接引进使用现成的办公自动化应用软件，也不失为一种省时、省力的做法，但必须处理好两个问题：一是不能照搬照用，要结合本部门工作特点对引进软件进行修改完善。因为不同的单位间职责权限、业务工作、机构设置、人员配备等都存在很大差别，即使是同一项业务的处理流程也不可能完全一样，因此，必须做好嫁接改造的文章；二是一定要获得程序源代码，否则一旦某项业务处理方式发生较大变动需要对软件进行修改完善，又找不到原来的程序开发人员，就会因无法取得源代码而带来很多麻烦，给工作造成很大被动。2、立足当前，着眼长远，搞好程序编制
系统需求分析工作完成后，接下来的程序开发编制是一项纯技术性的工作，需要为编程人员提供较好的软、硬件设备及工作环境，让他们集中时间、精力搞开发。程序编制要坚持三个原则：一是用户界面要简单、直观、美观，易于操作和使用。因为广大机关工作人员，特别是领导同志的计算机应用能力有限，如果界面太复杂、操作太繁琐，一方面容易挫伤他们的学习和使用兴趣，不利于软件的推广应用，另一方面容易导致误操作，不利于系统的安全运行与维护。二是流程控制要灵活，便于功能扩充和修改。各级政府机构改革正在进行中，个别政务、事务工作的处理方式可能发生变化，部门、科室的职责范围及人员配备也可能有所调整，这就要求编程中要尽量将各种情况考虑周全，并且还要为日后新增其他功能做好准备。三是安全措施要全面，方便维护和管理。因为是面向团体工作，一项任务需要很多人、很多机器在不同的时间、地点以不同的方式参与完成，所以程序中应当严格限定用户的操作密码、权限等，确保系统安全运行。3、采取措施，促进软件的推广应用(一)要争取领导的支持。办公自动化应用软件的推广使用，涉及到参与工作流程的每一个人，而领导同志在每项业务的处理过程中都处于极其重要位置，没有他们的参与，软件的作用与效果就很难体现出来。因此，一方面要想方设法使领导们了解办公自动化应用软件对提高机关办公质量和效率的巨大作用，引导、动员他们使用计算机处理各类政务、事务工作，为工作人员做表率、加压力；另一方面在必要的时候要请领导亲自出面，采取行政命令的方式，自上而下推动软件的应用，因为随着办公自动化应用程度的不断提高，必须涉及到一些政务、事务工作处理观念、方式的变化与调整，离开了领导的支持，这些工作很难顺利开展。(二)要搞好软件应用培训。由于每个使用者的职责权限不同，所使用的程序模块、工作处理流程也各不相同，因此，除了基本概念、基本操作外，办公自动化应用软件的使用培训不宜采取集中进行的方式，而应由程序设计人员直接面对不同阶段的使用者，单独进行培训与指导。一般情况软件使用者需要掌握的操作比较简单，不存在掌握不了的问题，这里关键是让他们了解自己在工作流程中处在什么位置，与其他使用者间的关系，让他们明白如果他这一步处理不好，整个工作就无法进行，提高他们按程序流程开展工作的自觉性。(三)建立规章制度，保证软件安全、高效运行。由于办公自化应用软件的推广应用涉及人数较多、业务面较宽，并且设备及人员配备都比较分散，因此，单靠个人自觉来维护系统的正常运行是远远不够的。而要根据实际需要建立相应的规章制度，用制度规范每个操作者的操作行为，检查督促操作者及时、准确、安全地运用应用程序完成各自的工作任务。
二、重视两个挖潜搞好网络数据库共建共享
1999年是政府上网年。许多部门、单位积极行动，加大信息化建设投入，逐步建立起了本部门、本单位内部的局域网络，实现了公文信息数据的网上传输、接入国际互联网等功能。但与此同时，忽视内部信息数据资源的开发、建设与应用的问题也相当突出，使得计算机网络系统在这一领域的巨大潜力没有充分发挥。究其原因有以下几个方面：一是本部门、本单位中没有计算机专业人员去管理，只管把网络线路铺好，把所需设备买齐，对如何有效应用、建设规划没有专业化的思路，拿不出具体的规划方案，使得网络应用举步维艰；二是以前的公文信息资料积攒过多，要转化为电子数据资料费时费力，知难而退；三是不屑内部网络资源数据库这一基础性建设与应用，查文、办文、公文流转等仍习惯于老一套，没有创造出利用计算机网络来辅助工作的良好气氛；四是本部门、本单位的工作人员计算机应用的整体水平不高，认识不足，并由此产生了对计算机敬而远之，应用起来有心理障碍等“计算机综合症”，忽视网上数据资料的积累，使网上数据资源单一、不丰富，缺乏权威性，形不成良性循环；五是数据更新不及时，新闻性不强，可信度不高等等。凡此种种，形成了设备大量闲置，宝贵资源得不到有效利用，办公自动化水平上不去的被动局面，在很大程度上影响了政府机关办公的无纸化、现代化进程，影响了工作效率。要改变当前的这种局面，应从内部入手，立足计算机网络应用，重视两个挖潜，搞好网络数据库的共建共享。
1、重视内部公文信息资料等数据资源的挖潜，尽快把纸质文件转化为电子数据资料
利用当前的先进系统集成技术和标准的、统一的数据库系统平台，建设成体现本部门、本单位工作特点和可共享的、权威性的信息数据资源库。政府内部的公文信息资料(包括政府内部的法规性文件、政府大事记、会议纪要、领导讲话等)是宝贵的数据资源，是有价值和操作性强的规范性文件，是指导本地区、本部门、本单位实际工作的重要依据，必须重视保护。因此，要详尽地收集整理，尽可能做到滴水不漏；要溯本求源，使其具有完备性；要缜密考证，使其具有严肃、真实性和权威性。
首先，要认识到已经形成的历史资料上网入库的必要性的紧迫性。早动手，争主动，充分发挥全体工作人员的积极性，利用群众的集体力量，各尽所能，尽快把历史资料形成电子信息数据，形成格式标准、统一的有一定规模和可操作性强的网络数据库。
其次，抓好新形成的政府公文资料的上网入库工作，抓住公文从起草、审核、定稿到入库的每个环节，做到随成文随入库，以保持工作的连续性，防止积重难返。
第三，要始终重视电子数据资料的备份工作，把形成的准确无误的数据资料定期刻制成光盘保存，形成安全可靠的备份数据资源，防止网络系统出现问题或崩溃而使数据丢失，前功尽弃。2、重视挖掘内部工作人员的潜力，发挥其主观能动性，使公文信息资料的上网入库工作处处、时时有人管，做到善始善终，真正实现共建共享
到目前，计算机已经作为一种基本的文字处理工具，并且网络功能已实现到桌面，每个工作单位都有计算机工作站，操作使用微机已成为日常工作的一部分。计算机网络建成后，相关的业务应用软件已安装并能正常运行，信息数据库的建设维护也随即开始。由于政府部门、单位中计算机专业人员相对较少，而且其主要职责是对整个网络和设备进行技术性指导和维护，以及做好办公自动化工作的建设规划，工作特点突出，任务重。公文信息数据的产生来源于每个具体的文字工作单位，由于分工，各管一摊，也就产生了不同的数据资料，如何把数据资料上网入库工作衔接好就显得尤其突出重要。实践证明，把整个网络数据库的建设划分成不同的模块。由大家各管自己相应的部分，即共建共享，这是一种最佳途径。因此，必须制定相关的措施，充分挖掘每位工作人员的自身潜力，切实把共建共享工作做到实处，抓出成效。(1)建立网络数据库的共建共享制度。建立制度，制定规范，在于把权责分解到各个具体的工作单位，以制度促工作积极性，以规范正工作程序化、科学化。可以针对网络数据库的特点，开发针对各工作单位工作职能特点的业务软件，一一对应地在各工作站上开放，设定相应的网上操作权限，让工作人员通过网络操作服务器，操作数据库。共建共享制度要形成正规的内部文件，由主要领导签字，下发到各个工作单位，以表明这项工作的重要性、严肃性。(2)建立定期督查通报制度。对网络数据库的共建共享，达成了共识，开了会，发了文，要真正落实好，并不是一件易事，所以必须指定专门的督查主体，定期对上网情况进行督查，并及时把情况向领导汇报，形成正规文件或通知在网上发布，让大家都知道明了。利用这一硬性措施，使用每位工作人员的工作情况处于领导和大家的视野范围之内，以监督共勉。(3)把数据库的共建共享与各工作部门、个人的工作成绩考核挂钩。这是一种可以量化、行之有效的方法，直接与每个工作主体的自身利益联系起来。在考核评比时，把统计的上网公文信息数量情况作为考核评比的一个方面，既增加了工作实绩的透明度和可信度，又有利于进一步深化公务员制度改革，促进公务员的工作积极性。因此，只有制度完善，措施得力，上下形成合力，齐抓共管，才能搞好政府机关的计算机网络建设，搞好网络资源的共建共享，为实现政府机关办公的无纸化，现代化打下坚实的基础。
